Polityka RODO / GDPR

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) jest podmiot prowadzący serwis FormFlow AI dostępny pod adresem forms.institute.

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

2.1 Dane techniczne (logi serwera)

Podczas korzystania z serwisu automatycznie zbieramy następujące dane techniczne:

• Adres IP użytkownika (w formie zanonimizowanej po 24 h)
• Nazwa i wersja przeglądarki internetowej
• System operacyjny
• Data i godzina odwiedzin
• Adresy URL odwiedzonych stron

Dane te są zbierane wyłącznie w celach technicznych (zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie błędów) i nie są łączone z danymi osobowymi użytkowników.

2.2 Dane wpisywane w formularzach

Serwis FormFlow AI umożliwia wypełnianie formularzy HR i biznesowych. Dane wpisywane przez użytkownika (imię i nazwisko, PESEL, NIP, adres itp.) są przechowywane wyłącznie lokalnie w przeglądarce (localStorage) i nie są przesyłane na serwer ani zapisywane w bazie danych.

2.3 Zapytania do Chat AI

Treść wiadomości wysyłanych do asystenta AI jest przekazywana do API Anthropic (Claude) wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi. Zapytania nie są trwale zapisywane przez FormFlow AI i nie zawierają danych identyfikujących użytkownika.

3. Podstawa prawna przetwarzania

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania usługi (udostępnianie formularzy)
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora (zapewnienie bezpieczeństwa i jakości serwisu)

Serwis nie wymaga rejestracji konta, nie przetwarza danych osobowych w celach marketingowych i nie profiluje użytkowników.

4. Przechowywanie i bezpieczeństwo danych

Dane techniczne z logów serwera przechowywane są przez maksymalnie 30 dni, po czym są automatycznie usuwane. Adresy IP są anonimizowane po 24 godzinach.

Serwis stosuje następujące środki bezpieczeństwa:

• Szyfrowanie połączenia protokołem HTTPS (TLS 1.3)
• Regularne aktualizacje oprogramowania serwera
• Brak bazy danych użytkowników (brak kont, brak haseł)
• Minimalizacja zbieranych danych (privacy by design)

5. Udostępnianie danych osobom trzecim

FormFlow AI nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim w celach komercyjnych.

Dane techniczne mogą być udostępniane wyłącznie:

• Dostawcy hostingu — w zakresie niezbędnym do technicznej obsługi serwisu
• Anthropic (Claude API) — treść zapytań AI (bez danych osobowych użytkownika)
• Organom publicznym — wyłącznie na podstawie nakazu sądowego lub obowiązku prawnego

6. Prawa użytkownika

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO) — możesz żądać informacji o przetwarzanych danych
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych danych
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — możesz żądać usunięcia swoich danych
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt@forms.institute. Odpowiedzi udzielamy w terminie 30 dni od złożenia wniosku.

Masz również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

7. Pliki cookie i localStorage

Serwis nie używa plików cookie do śledzenia użytkowników. Szczegółowe informacje na temat localStorage i preferencji przechowywanych lokalnie znajdziesz w Polityce cookies.

8. Zmiany polityki

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce. O każdej istotnej zmianie poinformujemy poprzez aktualizację daty na górze dokumentu. Korzystanie z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację nowej wersji polityki.